El Documento

El documento y su ciclo de vida útil
Elizabeth Aguirre*

Desde sus comienzos como área práctica de las ciencias sociales, la archivonomía ha venido evolucionando con la finalidad de estar a la altura de las necesidades de la sociedad y sus instituciones, llámesele familia, organización comercial o corporativa, o bien, gubernamental, que es el área en la que realmente ésta parte del conocimiento humano ha dado grandes frutos a la sociedad.

Un documento administrativo de cualquier tipo nace con un propósito bien definido; en la medida que cumple con este propósito el documento es útil y se mantiene en movimiento, incluso, bajo ciertas circunstancias, puede crecer en volumen y formatos.

Sin embargo, a todo documento le llega su momento de dejar de ser útil, ya sea porque se completó el proceso para el que fue creado, fue sustituido por un documento nuevo y actual, o porque se perdió el interés en él.

Cuando se pueden definir con claridad las dos etapas brevemente descritas en los párrafos anteriores, se puede hablar también de las dos primeras fases en el proceso de utilidad de un documento; fases que corresponden, como veremos más adelante a un tipo de archivo cada una. Estos archivos también se han definido con objetivos, funciones y características propias, tal como se puede describir al documento.

El tema que nos ocupa, el ciclo del documento nos permite ahondar en la tipología de los archivos, los cuales, documentos y archivos serán descritos aquí brevemente.

El ciclo de utilidad de un documento consta de 3 fases por las cuales  transita, desde el momento de su creación, hasta que debe decidirse su destino final.

1ª fase

  • Fase activa. En este punto la documentación se genera para cubrir alguna necesidad en torno a las funciones de la institución, por lo cual, el documento se mantiene activo, en constante uso.

El cúmulo de documentos generados por una institución y que se requieren constantemente para su consulta o actualización conforman el archivo de trámite.

2ª fase

  • Fase semiactiva. Cuando el tiempo útil del documento finaliza se debe llevar a cabo una transferencia primaria, esto significa que los documentos en estas circunstancias serán transferidos a un lugar en el que se mantienen aquellos que ya no se solicitan con mucha frecuencia. Esto representa la 2ª fase del documento, se denomina fase semiactiva. La característica de los documentos en esta fase es su utilidad esporádica, aquí permanecerán hasta que sea necesario tomar la decisión final sobre su destino. En esta fase, los documentos conforman un nuevo tipo de archivo, el archivo de concentración.

La toma de decisión respecto al destino último de los documentos se denomina transferencia secundaria. Este proceso implica separar los documentos en dos clases: por un lado aquellos cuyo valor intrínseco, ya sea histórico, o, institucional; y por otro, para aquellos documentos cuyo valor intrínseco sea nulo.

Los primeros dejarán de formar parte del archivo de concentración para ser integrados a un archivo histórico; los segundos, simplemente serán eliminados.

3ª fase

  • Fase inactiva. A esta fase solo llegan los documentos que cuenten con los suficientes valores documentales, valores importantes para la sociedad. Se resguardarán para asegurar una preservación y garantizar su permanencia por muchos años; incluso, si se requiriera algún tipo de restauración, esta se debe llevar a cabo en las mejores condiciones posibles para asegurar la integridad y preservación del documento. Los documentos que llegan a esta fase integran otro tipo de archivo: el archivo histórico.

*Elizabeth Aguirre es Profesional Asociada en Archivonomía y pasante de la licenciatura en archivonomía por la ENBA; ahora es colaboradora en Ítem 21: Información, Bibliotecas y Archivos.